Učinkovite zvijače za uspešne sestanke

Zvone Zamujam

Zamujanje je stvar organizacijske kulture. Poznam podjetje, kjer vnaprej dogovorjena ura sestanka pomeni čas, ko se udeležencem pošlje e-sporočilo, naj pridejo, 15 do 20 minut pozneje pa se počasi zberejo. Tudi če je organizacijska kultura drugačna in se večina udeležencev zbere ob dogovorjeni uri, ima skoraj vsako podjetje tudi Zvoneta Zamujam. Ta ima vedno odličen izgovor, zakaj spet zamuja: nujen klic pomembne stranke, požar, ki ga je moral pogasiti, neodložljiv pogovor s pomembnim direktorjem. Zelo verjetno želi več pozornosti in si domišlja, da z zamujanjem povečuje svojo pomembnost, navadno pa povzroča med sodelavci le godrnjanje in občutek, da jim krade čas.

Najboljša obramba je pravočasni napad: v vabilu na sestanek jasno opozorite udeležence, da boste sestanek začeli točno, saj cenite njihov čas in jih ne želite zadrževati dlje, kot je nujno. Pozovite udeležence k enakemu spoštovanju časa. Zvonetu pa, če je le možno, dodelite “pomembno” vlogo na začetku sestanka: pustite mu sporočilo na odzivniku ali e-pošti, da ga vidite kot ključno osebo na začetku sestanka in bi bilo zato nerodno, če bi zamudil. V dnevni red vključite njegov prispevek na temo sestanka.

Dr. Ne

Dr. Ne ima vedno ugovor in vedno dvomi o sklepih skupine. Tudi ko skupina sprejme odločitev, se nikakor ne more strinjati; kjer drugi vidijo možno tveganje, on vidi popolno katastrofo. Pravijo, da kjer je dim, je tudi ogenj. Poslušajte pripombe, ki jih ima Dr. Ne, in če so smiselne, se pogovorite o njih.

Če pa ugotovite, da pripombe nimajo več smisla, ga lahko ustavite z vprašanjem: “Vidim, da imate resne ugovore zoper sprejeti predlog. Se vam zdi, da ni absolutno nobene možnosti, da ga bomo uresničili?” V večini primerov se bo Dr. Ne umaknil, saj pod tako ostrimi pogoji ne bo mogel zagovarjati svojega skepticizma. Če ne bo popustil, izkoristite to kot uvod v vprašanje, kaj predlaga kot alternativo. Če tudi to ne zaleže, lahko o predlogu skupine (ali njegovem predlogu) glasujete in uporabite izglasovani predlog.

Kadar vas od konca teme loči ugovor v smislu “saj načeloma se strinjam, ampak …”, lahko uporabite tudi tako imenovano parkirišče. Ugovor ali predlog začasno parkirate in se k njemu vrnete naslednjič ali pozneje. Še bolje je, če imate na steni znak parkirišča, kamor lepite lističe z opisi parkiranih tem. Do naslednjega sestanka naj Dr. Ne pripravi analizo, in če vas bo prepričal, boste sklep parkirane teme ustrezno korigirali. S tem boste verjetno v kratkem času zmanjšali skepticizem na zdravo raven.

Zgovorna Zdenka

Zdenka ne mara koncev. Vedno znova najde dovolj goriva, da se tema, ki ste jo že skoraj končali, znova razgori. Namesto da bi nadaljevali sestanek, se vrtite v krogu in večina udeležencev izgublja zanimanje in vse manj prikrito pogleduje na uro.

Tudi za Zgovorno Zdenko lahko uporabite parkirišče. Temo preprosto parkirajte, Zdenka pa naj do naslednjič pripravi analizo. Če ste prepričani, da je tema dovolj prežvečena, o njej glasujte. Če se z Zdenko v enaki zasedbi pogosto srečujete, se lahko že na začetku sestanka dogovorite, da ima vsak udeleženec pravico opozoriti, da je čas, da temo končate. O predlogu lahko glasujete in tudi dosledno upoštevate mnenje večine.

Nenadomestljivi Nenad

Ne samo na sestankih, tudi na delavnicah in predavanjih vse pogosteje srečujemo Nenadomestljive Nenade, ki brez sramu – celo s kančkom ponosa! – vneto odgovarjajo na e-pošto, se oglašajo na mobilne telefone, na sredini sestanka odvihrajo na hodnik ali preprosto izginejo. V nekaterih podjetjih je to celo razširjena praksa in znamenje nenadomestljivosti. V nekem podjetju je celo direktor med delavnico “nujno” potreboval zdaj tega zdaj onega sodelavca in jih drugega za drugim klical na hodnik.

V podjetju z močno organizacijsko kulturo nenadomestljivosti boste težko plavali proti toku, zlasti če gre za vaše stranke. Tako se zmanjšuje pomembnost sestanka ali delavnice. Kadar gre za pomembne projekte, se je z direktorjem smiselno o tem odkrito pogovoriti.
Kadar ne gre za prevladujočo kulturo, ampak le za nekaj posameznikov, na začetku sestanka vse udeležence prosite, da izključijo tehnologijo: mobilne telefone, blackberryje, notesnike. Na pomembnost teme lahko udeležence opozorite že v vabilu in jih prosite za polno prisotnost. Poudarite, da potrebujete aktivni prispevek, ki je odločilnega pomena. Določite osebo, ki bo zapisala glavne sklepe in naloge ter tako preprečite izgovor posameznikov, da “delajo zapiske”.

Molčeči Marko

Ne postavljajo vprašanj, nimajo ugovorov, celo šale jih pustijo hladne. Zlasti če imamo v skupini dominantno Zgovorno Zdenko ali dve in kakega skeptičnega Dr. Neja, Molčeči Marko verjetno ne bo čutil nobene potrebe, da bi sodeloval v razpravi. Na sestankih, kjer imamo stalne zasedbe, so vloge dejansko vnaprej razdeljene in od Molčečih Markov nihče več niti ne pričakuje sodelovanja. Zelo pogosto velika napaka! V nasprotju z Zgovornimi Zdenkami imajo namreč Molčeči Marki pogosto iskrive ideje in dobre predloge, le za govorniški oder se nimajo navade bojevati.

Dober vodja sestanka bo znal narediti prostor tudi za Molčečega Marka. Za začetek mu lahko dodelite aktivno vlogo na sestanku: na začetku naj pregleda zapisane dogovore s prejšnjega sestanka. Med sestankom ga z vprašanji spodbudite k sodelovanju: “Kaj pa vi mislite o tem predlogu?” ali “Kakšna pa je vaša ideja na to temo?”. Pred sestankom lahko stopite do njega in ga vnaprej vprašate po mnenju o določeni temi. Za nekatere je izpostavljanje v javnosti namreč lahko hud stres in je individualna obravnava za začetek lahko bolj sprejemljiva.